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Artikel-ID: 290847 - Geändert am: Montag, 31. März 2008 - Version: 2.1

Dieser Artikel ist eine Übersetzung des folgenden englischsprachigen Artikels der Microsoft Knowledge Base:
290847  (http://support.microsoft.com/kb/290847/EN-US/ ) Description of archiving and the AutoArchive feature in Outlook
In Artikel 830119  (http://support.microsoft.com/kb/830119/DE/ ) wird dieses Thema für Microsoft Outlook 2003 behandelt.
In Artikel 239652  (http://support.microsoft.com/kb/239652/DE/ ) wird dieses Thema für Microsoft Outlook 2000 behandelt.
Bitte beachten Sie: Bei diesem Artikel handelt es sich um eine Übersetzung aus dem Englischen. Es ist möglich, dass nachträgliche Änderungen bzw. Ergänzungen im englischen Originalartikel in dieser Übersetzung nicht berücksichtigt sind. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Produktversion(en). Die Richtigkeit dieser Informationen in Zusammenhang mit anderssprachigen Produktversionen wurde im Rahmen dieser Übersetzung nicht getestet. Microsoft stellt diese Informationen ohne Gewähr für Richtigkeit bzw. Funktionalität zur Verfügung und übernimmt auch keine Gewährleistung bezüglich der Vollständigkeit oder Richtigkeit der Übersetzung.

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Zusammenfassung

Dieser Artikel beschreibt die Funktion "AutoArchivierung" und ihre Verwendung.

Weitere Informationen

Microsoft Outlook-Postfächer werden mit zunehmender Anzahl von Elementen immer größer (ähnlich wie Papierstapel auf dem Schreibtisch). Papiere können Sie gelegentlich durchgehen und wichtige, aber selten verwendete Dokumente ablegen. Weniger wichtige Dokumente wie Zeitungen und Zeitschriften entsorgen Sie, je nach ihrer Aktualität.

Dieselbe Vorgehensweise ist in Microsoft Outlook möglich. Sie können alte Elemente manuell in eine Speicherdatei übertragen, indem Sie im Menü Datei auf Archivieren klicken. Mit der AutoArchivierung können Sie alte Elemente automatisch übertragen. Welche Elemente als alt gelten, können Sie selbst festlegen. Die AutoArchivierung unterstützt das Löschen bzw. Verschieben alter Elemente. In Outlook können beliebige Elementtypen archiviert werden. Es können aber nur Dateien gesucht werden, die in einem E-Mail-Ordner gespeichert sind, beispielsweise ein Microsoft Excel-Tabellenblatt oder ein Microsoft Word-Dokument, das als Anlage an eine E-Mail-Nachricht angefügt wurde. Eine Datei, die nicht in einem E-Mail-Ordner gespeichert ist, kann auch nicht archiviert werden.

Die AutoArchivierung muss hierzu zwei Schritte durchführen. Zunächst aktivieren Sie die AutoArchivierung. Danach legen Sie für jeden zu archivierenden Ordner die AutoArchivierungs-Eigenschaften fest.

Auf Ordnerebene können Sie festlegen, welche Elemente archiviert werden sollen und wie häufig die Archivierung erfolgen soll. Sie können einzelne Ordner automatisch archivieren oder eine AutoArchivierungs-Standardeinstellung für alle Ordner festlegen und anschließend abweichende AutoArchivierungs-Einstellungen für einzelne Ordner definieren. Die AutoArchivierung wird automatisch bei jedem Start von Outlook ausgeführt. Outlook überprüft die AutoArchivierungs-Eigenschaften für jeden Ordner nach dem Datum und verschiebt alte Elemente in die Archivdatei. Die Elemente, die sich im Ordner "Gelöschte Objekte" befinden, werden gelöscht.

Einige Outlook-Ordner werden mit der Funktion AutoArchivierung installiert. Dabei handelt es sich um die folgenden Ordner mit den entsprechenden Archivierungsintervallen: Kalender (6 Monate), Aufgaben (6 Monate), Journal (6 Monate), Gesendete Objekte (2 Monate) und Gelöschte Objekte (2 Monate). Für die Ordner "Posteingang", "Notizen", "Kontakte" sowie "Entwürfe" ist die Funktion AutoArchivierung nicht standardmäßig aktiviert. Für den Ordner "Kontakte" kann die AutoArchivierung nicht aktiviert werden, überdies verfügt er über keine Archivierungseigenschaft.

Archivieren im Vergleich zu Exportieren

Das Archivieren von Elementen ist nur in einer Persönliche Ordner-Datei (PST) möglich. Beim Exportieren können die Elemente als mehrere verschiedene Dateitypen exportiert werden, z. B. als PST-Dateien oder als Textdateien mit Trennzeichen. Die bestehende Ordnerstruktur bleibt in der neuen Archivdatei erhalten. Falls sich der archivierte Ordner in einem übergeordneten Ordner befindet, wird dieser in der Archivdatei ebenfalls erstellt, allerdings ohne die darin enthaltenen Elemente zu archivieren. Auf diese Weise wird die Ordnerstruktur des Postfachs in der Archivdatei nachgebildet. Ordner werden nach dem Archivieren nicht entfernt, selbst dann nicht, wenn sie leer sind. Die Archivierung ist nur für einen Dateityp (PST-Dateien) möglich.

Beim Exportieren werden die Originalelemente in die Exportdatei kopiert, aber nicht aus dem aktuellen Ordner entfernt. Darüber hinaus können Sie nur eine Dateiart (Persönlicher Ordner) archivieren, exportieren hingegen können Sie zahlreiche Dateiarten.

Die Datumsangaben in den Datensätzen werden beim Exportieren geändert. Dies ist besonders dann von Bedeutung, wenn bei E-Mails als Sendedatum das Exportdatum übernommen wird.

Aktivieren der AutoArchivierung

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschließend auf die Registerkarte Weitere.
  2. Klicken Sie auf AutoArchivierung.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle, und geben Sie an, wie häufig die AutoArchivierung ausgeführt werden soll, indem Sie in das Feld Tage eine Zahl eingeben.
  4. Wenn Sie vor der Archivierung eine Benachrichtigung erhalten möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen.
  5. Geben Sie in das Feld Standardarchivdatei den Namen der Datei ein, in die die archivierten Elemente übertragen werden sollen, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen.
  6. Klicken Sie auf OK und anschließend erneut auf OK, um das Dialogfeld Optionen zu schließen.
Nachdem Sie die AutoArchivierung aktiviert haben, müssen Sie die AutoArchivierungs-Eigenschaften für jeden Ordner festlegen.

Festlegen der AutoArchivierungs-Eigenschaften für einen Ordner

  1. Klicken Sie unter Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den die AutoArchivierung erfolgen soll, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung.
  3. Aktivieren Sie Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als, um die AutoArchivierung für diesen Ordner festzulegen.
  4. Geben Sie in das Feld Monate eine Zahl ein, um den Zeitraum anzugeben, wann die Elemente automatisch in die Archivdatei übertragen werden sollen.
  5. Klicken Sie auf Alte Elemente verschieben nach, und geben Sie eine Datei an, in die die archivierten Elemente übertragen werden sollen.
  6. Geben Sie in das Feld Alte Elemente verschieben nach einen Dateinamen für die archivierten Elemente ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen. Klicken Sie danach auf OK.
Hinweis: Sie müssen zuerst die AutoArchivierung aktivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Aktivieren der AutoArchivierung".

Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:
  • Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
Keywords: 
kbhowto KB290847
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