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Base de connaissances

Numéro d'article: 211485 - Dernière mise à jour: mercredi 26 mars 2008 - Version: 3.2

Pour vous procurer une version Microsoft Excel 97 de cet article, reportez-vous à l'article 159252  (http://support.microsoft.com/kb/159252/ ) ..
Pour vous procurer une version Microsoft Excel 98 Édition Macintosh de cet article, reportez-vous à l'article 181323  (http://support.microsoft.com/kb/181323/ ) .

Sommaire

Résumé

La validation des données est une fonctionnalité disponible dans Microsoft Excel. Elle permet d'effectuer les opérations suivantes :
  • Dresser une liste des entrées qui limitent les valeurs autorisées dans une cellule.
  • Créer un message d'invite expliquant le type de données autorisées dans une cellule.
  • Créer des messages qui s'affichent lorsque des données incorrectes sont entrées.
  • Rechercher les entrées incorrectes à l'aide de la barre d'outils Audit.
  • Définir une plage de valeurs numériques pouvant être entrées dans une cellule.
  • Déterminer si une entrée est valide en fonction d'un calcul dans une autre cellule.

Plus d'informations

Cet article présente certaines méthodes d'utilisation de la fonctionnalité de validation des données dans Microsoft Excel, ainsi que des exemples illustrant la mise en œuvre de cette fonctionnalité.

REMARQUE : les exemples ci-dessous supposent que vous utilisiez un nouveau classeur Microsoft Excel et que vous commenciez par le premier exemple pour passer ensuite aux suivants dans l'ordre de présentation.

Établissement d'une liste des entrées autorisées dans une cellule

Vous pouvez dresser une liste des entrées autorisées dans une cellule d'un classeur. Vous pouvez ensuite limiter les entrées acceptées par la cellule à cette liste en utilisant la fonctionnalité de validation des données.

Pour créer une liste déroulante et limiter les valeurs autorisées dans la cellule à cette liste, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez la cellule A1.
  2. Dans le menu Données, cliquez sur Validation.
  3. Sous l'onglet Paramètres, cliquez sur Liste dans la liste déroulante Autoriser.
  4. Par défaut, les cases à cocher Ignorer si vide et Liste déroulante dans la cellule sont activées. Ne modifiez pas cette sélection.
  5. Dans la zone Source, tapez a,b,c.

    REMARQUE : vous pouvez également entrer une plage nommée ou une référence de cellule si elle contient une liste de valeurs. Les deux doivent être précédées du signe égal.
  6. Cliquez sur OK.

    La cellule A1 est à présent associée à une liste déroulante que vous pouvez utiliser pour sélectionner la valeur à entrer dans la cellule.
  7. Cliquez sur la liste déroulante, puis cliquez sur n'importe quel élément de cette liste.
Cette valeur est alors entrée dans la cellule.

REMARQUE : vous pouvez entrer manuellement « a », « b » ou « c » (sans les guillemets) dans la cellule. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de sélectionner ces caractères dans la liste. Si vous tentez d'entrer manuellement toute autre valeur dans la cellule, un message d'arrêt s'affiche et il devient impossible de conserver la valeur dans la cellule. Les seules options proposées sont Recommencer ou Annuler.

Création d'un message d'invite expliquant le type de données autorisées dans une cellule

Vous pouvez créer un message qui explique le type de données autorisées dans une cellule. Lorsque vous sélectionnez la cellule, ce message s'affiche à côté de cette dernière. Vous pouvez déplacer le message si nécessaire. Il est conservé tant que vous n'êtes pas passé à une autre cellule ou que vous n'avez pas appuyé sur Échap. Si le Compagnon Office est visible, le message s'affiche dans une bulle au-dessus de celui-ci.

Après avoir exécuté l'exemple précédent, procédez comme suit :
  1. Sélectionnez la cellule A1.
  2. Dans le menu Données, cliquez sur Validation, puis sur l'onglet Message de saisie.

    REMARQUE : veillez à ce que la case à cocher Quand la cellule est sélectionnée soit activée.
  3. Dans la zone Titre, tapez Liste de la cellule A1.

    Il s'agit du titre du message qui s'affiche. Le texte est en gras.
  4. Dans la zone Message de saisie, tapez Sélectionnez a, b ou c dans la liste déroulante.

    Il s'agit du corps du message qui s'affiche.
  5. Cliquez sur OK.

    Le message s'affiche car la cellule A1 est sélectionnée.
  6. Sélectionnez la cellule A10.

    La liste déroulante située en regard de la cellule A1 et le message associé à cette cellule disparaissent.
  7. Sélectionnez la cellule A1.

    La liste déroulante et le message associés à la cellule A1 s'affichent en regard de cette dernière.

    REMARQUE : si le Compagnon Office est visible, le message d'invite s'affiche dans une bulle au-dessus de celui-ci.
  8. Déplacez le message vers un autre emplacement du classeur.

    Lorsque vous sélectionnez une autre cellule, puis que vous sélectionnez à nouveau la cellule A1, le message s'affiche à ce nouvel emplacement.

    REMARQUE : il n'existe aucune façon de modifier la mise en forme de ce message.

Création d'un message qui s'affiche lorsque des données incorrectes sont entrées

Le style de message d'erreur affiché par Microsoft Excel lorsque vous tapez des données incorrectes détermine si des restrictions sont appliquées. Vous pouvez afficher un message qui vous empêche d'entrer des valeurs de données autres que celles spécifiées. Vous pouvez aussi afficher des messages explicatifs et d'avertissement qui vous permettent d'entrer des données hors plage ou définir des limites pour les données mais sans afficher de message.

Après avoir exécuté l'exemple précédent, procédez comme suit :
  1. Sélectionnez la cellule A1.
  2. Dans le menu Données, cliquez sur Validation, puis sur l'onglet Alerte d'erreur.

    REMARQUE : veillez à ce que la case à cocher Quand des données non valides sont tapées soit activée.

    Création d'un message d'alerte d'arrêt

    Si vous créez un message d'alerte d'arrêt et que vous entrez des données non valides dans la cellule, les seules options qui vous sont proposées sont Recommencer ou Annuler ; vous n'êtes pas autorisé à entrer des données non valides dans la cellule.

    1. Dans la liste Style, cliquez sur Arrêt.
    2. Dans la zone Titre, tapez Avertissement relatif à la cellule A1. Il s'agit du titre du message qui s'affiche.
    3. Dans la zone d'édition Message d'erreur, tapez Les seules valeurs autorisées pour la cellule A1 sont a, b et c. Il s'agit du corps du message qui s'affiche. Il est limité à 225 caractères.
    4. Cliquez sur OK.
  3. Entrez manuellement t dans la cellule A1.

    Le message d'alerte d'arrêt que vous avez créé s'affiche et les seules options proposées sont Recommencer ou Annuler.
  4. Cliquez sur Annuler dans la zone de message d'alerte d'arrêt.
  5. Sélectionnez la cellule A1.
  6. Dans le menu Données, cliquez sur Validation, puis sur l'onglet Alerte d'erreur.

    REMARQUE : veillez à ce que la case à cocher Quand des données non valides sont tapées soit activée.

    Création d'un message d'alerte d'avertissement

    Si vous créez un message d'alerte d'avertissement et que vous entrez des données non valides dans la cellule, les options qui vous sont proposées sont un peu plus souples que pour un message d'alerte d'arrêt. Un message d'alerte d'avertissement comporte trois options : Oui pour autoriser la saisie de données non valides, Non pour vous permettre d'entrer des données valides et Annuler pour supprimer l'entrée non valide.

    1. Dans la liste Style, cliquez sur Avertissement.
    2. Dans la zone Titre, tapez Avertissement relatif à la cellule A1. Il s'agit du titre du message qui s'affiche.
    3. Dans la zone Message d'erreur, tapez Les seules valeurs autorisées pour la cellule A1 sont a, b et c. Il s'agit du corps du message qui s'affiche. Il est limité à 225 caractères.
    4. Cliquez sur OK.
  7. Entrez manuellement j dans la cellule A1.

    Le message d'avertissement que vous avez créé apparaît et vous demande si vous souhaitez continuer.
  8. Cliquez sur Oui.

    La valeur non valide « j » figure dans la cellule A1.
  9. Sélectionnez la cellule A1.
  10. Dans le menu Données, cliquez sur Validation, puis sur l'onglet Alerte d'erreur.

    REMARQUE : veillez à ce que la case à cocher Quand des données non valides sont tapées soit activée.

    Création d'un message d'alerte d'information

    Si vous créez un message d'information et que vous entrez des données non valides dans la cellule, les options qui vous sont proposées sont plus souples. Lorsqu'un message d'alerte d'information s'affiche, vous pouvez cliquer sur OK pour accepter la valeur non valide ou sur Annuler pour la refuser.

    1. Dans la liste Style, cliquez sur Information.
    2. Dans la zone Titre, tapez Avertissement relatif à la cellule A1. Il s'agit du titre du message qui s'affiche.
    3. Dans la zone Message d'erreur, tapez Les seules valeurs autorisées pour la cellule A1 sont a, b et c. Il s'agit du corps du message qui s'affiche. Il est limité à 225 caractères.
    4. Cliquez sur OK.
  11. Entrez manuellement p dans la cellule A1.

    Le message d'alerte d'information que vous avez créé apparaît et vous demande si vous acceptez ou refusez la valeur entrée.
  12. Cliquez sur OK.

    La valeur non valide « p » figure dans la cellule A1.

Recherche des entrées incorrectes à l'aide de la barre d'outils Audit

Après avoir entré des données, vous pouvez rechercher les entrées qui sont en dehors des limites que vous avez définies. Lorsque vous cliquez sur Entourer les données non valides dans la barre d'outils Audit, des cercles apparaissent autour des cellules contenant des entrées incorrectes. Si vous corrigez une entrée incorrecte, le cercle disparaît.

Après avoir exécuté l'exemple précédent, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Personnaliser.
  2. Dans la boîte de dialogue Personnaliser, cliquez sur l'onglet Barres d'outils.
  3. Dans la liste Barres d'outils, activez la case à cocher Audit (si elle ne l'est pas déjà), puis cliquez sur Fermer.
  4. Dans la barre d'outils Audit, cliquez sur le contrôle Entourer les données non valides. La cellule A1 est entourée.
  5. Sélectionnez la cellule A1.
  6. Cliquez sur la flèche déroulante en regard de la cellule A1, puis sur l'une des entrées de la liste. Le cercle disparaît.

Définition d'une plage de valeurs numériques pouvant être entrées dans une cellule

Vous pouvez limiter les données autorisées dans une cellule, définir des valeurs minimales et maximales ou vérifier l'effet qu'une entrée pourrait avoir sur une autre cellule.

  1. Sélectionnez la cellule A5.
  2. Dans le menu Données, cliquez sur Validation, puis sur l'onglet Paramètres.
  3. Dans la liste Autoriser, cliquez sur Nombre entier.
  4. Dans la liste Données, cliquez sur ENTRE.
  5. Entrez 1 dans la zone Minimum.
  6. Entrez 10 dans la zone Maximum.

    REMARQUE : vous pouvez utiliser des références de cellule aux étapes 5 et 6 pour spécifier des cellules contenant des valeurs minimale et maximale.
  7. Cliquez sur OK.
  8. Tapez la valeur 3 dans la cellule A5. La valeur est entrée sans erreur.
  9. Tapez la valeur 33 dans la cellule A5.

    Étant donné que les paramètres de validation des données créés pour la cellule A1 (une alerte d'information) ne s'appliquent pas à la cellule A5, vous recevez un message d'alerte d'arrêt (valeur par défaut) et les seules options qui vous sont proposées sont Recommencer ou Annuler.
  10. Cliquez sur Annuler. La valeur 3 s'affiche dans la cellule.

Détermination de la validité d'une entrée en fonction du calcul dans une autre cellule

Dans la boîte de dialogue de validation des données, vous pouvez utiliser une formule, une expression ou une référence à un calcul dans une autre cellule pour déterminer si l'entrée que vous indiquez est valide.
  1. Tapez la valeur 1 dans la cellule B10.
  2. Sélectionnez la cellule A10.
  3. Dans le menu Données, cliquez sur Validation, puis sur l'onglet Paramètres.
  4. Dans la liste Autoriser, cliquez sur Personnalisé.
  5. Dans la zone Formule, tapez la formule suivante :

    =IF(A10>B10,TRUE,FALSE)

    REMARQUE : la formule que vous indiquez doit commencer par un signe égal et avoir pour valeur TRUE ou FALSE. Elle n'est pas limitée à la fonction IF.
  6. Cliquez sur OK.
  7. Tapez la valeur -1 dans la cellule A10.

    Un message d'alerte d'arrêt s'affiche pour vous indiquer que la valeur n'est pas valide.
  8. Cliquez sur Recommencer.
  9. Tapez la valeur 3 dans la cellule A10.

    Aucun message d'erreur ne s'affiche puisque cette valeur est supérieure à la valeur entrée dans la cellule B10.

Références

Pour plus d'informations sur la validation des données, cliquez sur Aide de Microsoft Excel dans le menu ? (Aide), tapez validation des données dans le Compagnon Office ou l'Aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques correspondantes.

Les informations contenues dans cet article s'appliquent au(x) produit(s) suivant(s):
  • Microsoft Excel 2000 Standard
  • Microsoft Excel 2002
Mots-clés : 
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