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기술 자료

기술 자료: 950822 - 마지막 검토: 2010년 5월 14일 금요일 - 수정: 2.0


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이 문서에서는 Outlook 2007의 정리 기능을 사용하여 매일 대량으로 받는 메일을 자동으로 구분하여 효율적으로 관리하는 방법에 대해 설명합니다.
 “받은 편지함” 아래에 폴더를 만들어 메일을 정리하는데 보통 매일 100통 이상의 메일을 받아요. 이걸 하나씩 폴더로 끌어다 저장하려니 시간도 걸리고 일이네요.
Outlook 2007의 구분 규칙 기능을 활용하면 받는 메일을 자동으로 특정 폴더에 배분하여 정리할 수 있어요.  
 그렇게 편리한 기능도 있어요?
네, 예를 들어, 메일 제목에 "XYZ"가 포함된 메일은 "proj XYZ" 폴더로 이동, 메일 발신인이 N씨인 경우 "proj ABC" 라는 폴더로 이동한다와 같은 규칙을 미리 설정하면 돼요..

이렇게 하면 받은 메일이 그 규칙에 따라서 자동으로 구분돼요.
 
 편리한 기능이네요. 어떻게 설정하면 되나요?
우선 메일을 저장할 폴더를 먼저 만들어야 해요.  
 새 폴더를 만들려면 “받은 편지함”을 선택해 마우스 오른쪽 클릭하여 [새 폴더]를 클릭하세요. 이미 프로젝트마다 만들어둔 폴더가 있다면 새로 만들 필요는 없어요.
그런 다음 받은 편지함에 있는 메일을 오른쪽 클릭하여 [규칙 만들기]를 클릭하세요.
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 규칙 만들기 화면이 표시되네요.
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그럼 이제 구분하려는 메일의 조건과 이동 폴더를 설정하면 돼요.

발신인이 보낸 경우제목에 다음이 포함된 경우가 자주 사용되는 항목이에요.
 
 [발신인이 보낸 경우] 확인란을 선택하면 원하는 발신자로부터 수신한 모든 메일이 분류의 대상이 되는 거네요.
마찬가지로 [제목에 다음이 포함된 경우] 확인란을 선택하면 오른쪽 텍스트 상자에 포함된 메일이 구분이 대상이 되죠.

예를 들어, 텍스트 상자에 "프로젝트 2:정례회의의 시간 변경"이라 기입되어 있지만 이것을 "프로젝트 2" 로 변경하여 설정하면 메일 제목에 "프로젝트2"가 포함된 모든 메일이 구분의 대상이 돼요.
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 저장 폴더는 어떻게 지정하나요?
[항목을 이동할 폴더] 확인란을 선택하여 [폴더 선택]을 클릭하면 폴더 선택 화면이 표시돼요, 여기서 메일을 저장할 폴더를 지정하면 돼요.
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 설정이 끝나면 [확인]을 클릭하고 열려있는 대화상자를 닫으면 되는 거죠.
네, 그러면 아래 화면이 표시돼요, 여기에 체크 박스를 선택하고 [확인]을 클릭하면 메일 규칙이 바로 실행돼요.
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 메일을 저장하던 프로젝트가 끝나서 구분 규칙이 필요 없으면 어떻게 하면 되나요?
[도구] 메뉴에서 [규칙 및 알림]을 클릭하면 규칙 목록이 표시되기 때문에 여기서 규칙을 변경하거나 삭제할 수 있어요.
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 감사합니다! 이제 훨씬 수월하게 메일을 정리할 수 있겠네요.

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